Incasso, iedereen kent het….maar wat houd het precies in?

Iedere organisatie, klein of groot, maakt het wel mee. Klanten die niet of te laat betalen. Om dit te voorkomen, is het voor een organisatie belangrijk om goed debiteurenbeheer te onderhouden of tijdige incasso in te zetten. Deze oplossingen zijn niet alleen goed voor de liquiditeit maar ook voor het onderhouden van een goede klantrelatie. Ondanks dat ‘incasso’ een woord is dat veel mensen kennen, weet niet iedereen wat incasso en het bijbehorende traject precies inhouden.

Wat houdt incasso precies in?

Incasso is eigenlijk een soort machtiging waarbij een organisatie een andere instantie toestemming geeft om haar openstaande vorderingen te incasseren. In de meeste gevallen betreft dit een incassobureau. Organisaties die zelf te weinig tijd hebben of die zich vooral willen richten op hun core business, kunnen hun openstaande vorderingen uitbesteden. De debiteuren (niet betalende klanten) worden vervolgens door het incassobureau benaderd en er wordt geprobeerd om een betalingsregeling af te stemmen die uiteindelijk moet leiden tot een betaalde vordering.

Hoe ziet zo’n incassotraject er nu uit?

Het incassotraject is op te delen in twee fasen. De eerste fase wordt ook wel de minnelijke of buitengerechtelijke fase genoemd. Het uitgangspunt is dat in deze fase de vordering word geïncasseerd omdat er in deze fase geen rechter, deurwaarder of andere juridische partij bij moet worden gehaald.​

Minnelijke fase

Voordat het incassoproces de minnelijke fase in gaat, wordt er een ingebrekestelling naar de B2B-klanten of WIK aanmaning (Wet Incasso Kosten) naar de B2C-klanten gestuurd. Hierin wordt de debiteur voor de laatste keer aangemaand om de openstaande vordering te voldoen zonder de bijkomende wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten. In de minnelijke fase zal het incassobureau er vervolgens alles aan doen om met behulp van aanmaningen en telefoongesprekken de debiteur te laten betalen.

De incasso-sommatiebrief, inclusief wettelijke rente en de incassokosten, wordt verstuurd naar de debiteur. In de incassobrief staat vermeld om welke vordering het gaat, aan wie de debiteur het bedrag verschuldigd is, hoeveel van de vordering al is voldaan en welk bedrag aan wettelijke rente en buitengerechtelijke kosten in rekening worden gebracht. Weigert de debiteur na de incassobrief en eerste belacties te betalen? Dan ontvangt de debiteur een tweede en eventueel derde incassobrief. In de laatste incassobrief wordt aangegeven dat bij uitblijven van de betaling een gerechtelijke procedure zal worden opgestart.

In de minnelijke fase kan er nog een betalingsafspraak worden gemaakt met de debiteur zodat de vordering bijvoorbeeld gespreid betaald kan worden. Is de vordering na de minnelijke fase nog niet betaald? Dan gaat het incassotraject over in de gerechtelijke fase.

Gerechtelijke fase

De tweede fase is de gerechtelijke fase. De debiteur heeft de vordering, ondanks meerdere berichtgevingen in de eerste (minnelijke) fase, nog niet betaald. Hierdoor wordt er vervolgens een juridische procedure in gang gezet.

De juridische fase start door het opstellen en versturen van een dagvaarding. In de dagvaarding wordt de debiteur opgeroepen om voor de rechter te verschijnen. In de dagvaarding staat om welke vordering het gaat, waarom de debiteur moet betalen en hoeveel schade de schuldeiser heeft geleden om de vordering te incasseren. Tevens wordt het verzoek om de proceskosten te betalen bij de debiteur gelegd.

De debiteur kan schriftelijk reageren op de dagvaarding door bij de rechter aan te geven waarom hij/zij van mening is dat de vordering niet betaald hoeft te worden. Vervolgens beoordeelt de rechter of de zaak een zitting vereist. Aan het eind van een procedure/zitting doet de rechter uitspraak. Deze uitspraak wordt vastgelegd in een eindvonnis. Het vonnis wordt schriftelijk aan beide partijen toegezonden en hoeven daardoor niet opnieuw naar de rechtbank te komen.

Executie

Betaalt de debiteur na de uitspraak van de rechter nog niet, dan volgt dwangbetaling door beslaglegging of executie. Met het vonnis van de rechter kan je dus overgaan tot executie. Bij beslaglegging kan er beslag worden gelegd op loon, banksaldo of (on)roerende zaken. Leidt ook de beslaglegging niet tot betaling, dan gaat de deurwaarder over tot executieverkoop. Dat betekent, dat de deurwaarder namens de schuldeiser de in beslag genomen zaken in het openbaar verkoopt. Zo’n verkoop heeft alleen zin als de debiteur geld of andere bezittingen heeft, zoals bijvoorbeeld een auto of een eigen huis, die voldoende opbrengen om de vordering van de schuldeiser te betalen.

Hoe kan een incassotraject een organisatie helpen?

Wanbetaling door klanten kan in het ergste geval leiden tot faillissement. Het kost tijd en energie om klanten op de hoogte te brengen van openstaande rekeningen en ervoor te zorgen dat deze worden geïncasseerd. Als hier geen tijd of focus voor is, dan kan een incassobureau hierbij helpen.

Veel incassobureaus werken tegenwoordig op basis van het ‘No Cure No Pay’-principe. Dit houdt in dat er voor de dienstverlening geen kosten zijn verschuldigd indien blijkt dat bij een gebrek aan verhaalsmogelijkheden de vordering niet incasseerbaar is. De gemaakte kosten om de openstaande vordering te incasseren, zijn dan voor rekening van de debiteur (incassokosten). De debiteur is immers degene die in gebreke is gebleven.